PORTARIA GR Nº5388, DE 02 DEZEMBRO DE 2011
Estabelece normas para a concessão de adiantamento de fundos, para as respectivas prestações de contas e dá outras providências.
O Reitor da Universidade de São Paulo, usando de suas atribuições legais, nos termos do art 42, I, do Estatuto da Universidade de São Paulo, baixa a seguinte
P O R T A R I A:
CAPÍTULO I – DA CONCESSÃO DOS ADIANTAMENTOS
Artigo 1º – A Universidade de São Paulo poderá efetuar despesas no regime de adiantamento, que se regerá pelas normas legais vigentes e pelas constantes nos dispositivos subsequentes.
Parágrafo único – Entende-se por adiantamento o numerário colocado à disposição de servidor, precedido de empenho na dotação própria, para o fim de realização de despesas que, por sua natureza ou urgência, não possam se subordinar ao procedimento ordinário de empenho.
Artigo 2º – Os adiantamentos serão extraordinários e concedidos apenas a servidores ativos da Universidade.
§ 1º – Serão concedidos somente 02 (dois) adiantamentos por servidor.
§ 2º – Não será concedido adiantamento para despesas já realizadas, nem se permitirão despesas maiores que as quantias adiantadas, ou realizadas após o período de aplicação autorizado, correndo eventual excesso por conta do responsável pelo adiantamento.
Artigo 3º – O numerário correspondente aos adiantamentos deverá ficar depositado no Banco do Brasil S/A, obrigatoriamente em conta corrente institucional, sendo uma por responsável e específica para movimentação de adiantamentos.
Parágrafo único – A abertura da conta corrente deverá ser realizada em nome do responsável pelo adiantamento e mais dois co-responsáveis. Sua movimentação deverá ser efetuada pelo titular responsável e por um dos co-responsáveis.
Artigo 4º – Somente serão concedidos adiantamentos para a realização das despesas previstas nas hipóteses do art 39 da Lei nº 10.320/68 e com honorários e auxílios pagos a professores estranhos ao quadro da USP, pela participação em bancas examinadoras, palestras e conferências.
CAPÍTULO II – DOS PRAZOS
Artigo 5º – O prazo de aplicação dos adiantamentos será de 30 dias corridos, contados a partir do crédito dos recursos na conta. Este prazo é improrrogável.
Artigo 6º – O saldo não gasto deverá ser recolhido no prazo máximo de 5 dias corridos após o prazo de aplicação.
Artigo 7º – O prazo para apresentação da prestação de contas dos adiantamentos será de 30 dias após o prazo de aplicação.
Artigo 8º – O exame dos procedimentos de prestação de contas deverá ser efetuado pelo Setor de Contabilidade de cada Unidade/Órgão em, no máximo, 30 dias após a sua apresentação.
Artigo 9º – Não será concedido novo adiantamento:
a) a quem do anterior não tenha prestado contas no prazo legal;
b) a quem, decorrido o prazo de 30 (trinta) dias, tenha deixado de atender notificação para regularização de contas.
CAPÍTULO III – DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Artigo 10 – A cada adiantamento deverá corresponder uma prestação de contas, que incluirá a quantia adiantada. Os documentos integrantes da prestação de contas, em especial aqueles de caráter obrigatório, devem ser autuados formando um único processo, conforme abaixo descrito:
a) nota de empenho;
b) documentação fiscal quitada pelo emitente;
c) recibos devidamente assinados, com a indicação legível do nome, endereço, R.G. (número e órgão emissor) e CPF do beneficiário (para estrangeiros, o Passaporte). Em se tratando de recibo passado a rogo, este deve ser assinado por duas testemunhas devidamente qualificadas e conter, de forma legível, nome, endereço, profissão, estado civil e documento de identificação dos signatários e do solicitante;
d) comprovante de depósito, pagamento ou transferência bancária, se for o caso;
e) comprovante de devolução do saldo não utilizado;
f) extrato bancário do período de aplicação;
g) atestado de recebimento do material ou do serviço e justificativa para cada uma das despesas realizadas.
h) relatório de despesas assinado pelo responsável pelo adiantamento;
i) atestado de regularidade dos procedimentos adotados firmado pela contabilidade;
j) termo de abono assinado pela Autoridade Competente.
CAPÍTULO IV – DAS PENALIDADES
Artigo 11 – Em caso de inobservância dos prazos previstos nesta Portaria e/ou de utilização irregular de valores:
a) deverão ser aplicadas sanções disciplinares, assegurado o exercício do direito de defesa, mediante prévia notificação feita diretamente ao interessado, observando-se o prazo de 05 (cinco) dias úteis, sem prejuízo da obrigação de restituir o valor do dano;
b) o saldo de adiantamento não recolhido dentro do prazo estabelecido no art 6º estará sujeito à correção monetária, a partir da data de encerramento daquele prazo, enquanto que as despesas impugnadas também deverão ser recolhidas, devidamente corrigidas, a partir da data da emissão da documentação fiscal. Em ambos os casos, o índice a ser utilizado será o IPC/FIPE, correndo às expensas do responsável pelo adiantamento;
c) será impedida a concessão de novos adiantamentos enquanto perdurar a inadimplência.
CAPÍTULO V – DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 12 – A ausência de prestação de contas no prazo estipulado no art 7º sujeitará o responsável pelo adiantamento às penalidades previstas no art 11 desta Portaria.
Artigo 13 – Compete ao dirigente da Unidade a aplicação das penalidades previstas nas alíneas “a” e “b” do art 11 desta Portaria.
Artigo 14 – A prestação de contas estará sujeita à auditoria da Reitoria, bem como dos órgãos fiscalizadores do Poder Público.
Artigo 15 – O abono da prestação de contas, no âmbito da Universidade de São Paulo, compete ao Reitor ou à Autoridade que detiver tal poder por delegação.
Artigo 16 – As despesas realizadas em regime de adiantamento não poderão, individualmente, superar 5% do limite estabelecido no art 23, inciso II, alínea “a”, da Lei 8666/93, conforme disposições do parágrafo único do art 60 da referida lei.
Artigo 17 – Compete à CODAGE (DF) resolver os casos omissos, bem como esclarecer possíveis dúvidas na aplicação das normas previstas nesta Portaria.
Artigo 18 – Os adiantamentos concedidos anteriormente à vigência desta Portaria e as respectivas prestações de contas, inclusive as impugnadas, regem-se pelas normas vigentes à época de sua concessão.
Artigo 19 – Esta Portaria entrará em vigor em 1º de janeiro de 2012, revogadas as disposições em contrário, em especial a Portaria GR nº 4795, de 28 de julho de 2010 (Prot. USP nº 2008.5.2363.1.8).
Reitoria da Universidade de São Paulo, 02 de dezembro de 2011.
JOÃO GRANDINO RODAS
Reitor
